Das Workflow-Management-System für Dokumentenlieferung, Fernleihe, Kataloganreicherung und Digitalisierungsprojekte.
Ein System für viele bibliothekarische Workflows
mybib eDoc ist ein webbasiertes Workflow-Management-System für Bibliotheken und Einrichtungen mit komplexen Dokumenten- und Digitalisierungsprozessen. Die Software steuert Aufträge vom Eingang über Bearbeitung und Scanprozess bis zur Auslieferung, Bereitstellung oder Übergabe an nachgelagerte Systeme.
Die Stärke von mybib eDoc liegt darin, unterschiedliche Services in einer Plattform abzubilden: Dokumentenlieferung, Fernleihe, Campuslieferdienste, digitale Semesterapparate, Kataloganreicherung, Retrodigitalisierung und Massendigitalisierung können je nach Bedarf als eigene Workflows eingerichtet werden.
So arbeiten Teams in klaren Prozessen, behalten den Überblick über Bearbeitungsstände und können Aufträge, Zuständigkeiten, Übergaben und Rückmeldungen nachvollziehbar organisieren.
Dokumentenlieferung
Bestellungen vom Eingang bis zur Lieferung zentral steuern
mybib eDoc unterstützt den gesamten Ablauf der Dokumentenlieferung – vom Bestelleingang über Prüfung, Scanprozess und Statusverfolgung bis zur Auslieferung. Bibliotheksteams behalten den Überblick über offene, laufende und abgeschlossene Aufträge und können Rückmeldungen oder Reklamationen direkt dem jeweiligen Vorgang zuordnen.
Fernleihe
Fernleihprozesse, Lieferdienste und Statusmeldungen verbinden
mybib eDoc bündelt Fernleihbestellungen aus unterschiedlichen Quellen und macht die Bearbeitung zentral steuerbar. Anfragen können geprüft, weitergeleitet, quittiert, gescannt, ausgeliefert oder abgerechnet werden – abhängig vom jeweiligen Verfahren und den angebundenen Systemen.
Campuslieferdienst
Literatur aus dem eigenen Bestand digital bereitstellen
Mit mybib eDoc lassen sich Campuslieferdienste strukturiert organisieren: berechtigte Nutzerinnen und Nutzer bestellen Literatur aus dem Bestand, die anschließend geprüft, digitalisiert und bereitgestellt wird. Der Workflow berücksichtigt Bestellwege, Nutzergruppen, Bestandsregeln und Statuskommunikation.
Digitale Semesterapparate
Lehrmaterialien für Studium und Lehre organisiert bearbeiten
mybib eDoc unterstützt Bibliotheken bei der Bearbeitung digitaler Semesterapparate – von der Anfrage durch Lehrende über Prüfung und Digitalisierung bis zur Übergabe an die Bereitstellung. Aufträge, Bearbeitungsstände, Veranstaltungsinformationen und Zuständigkeiten bleiben im Workflow nachvollziehbar.
Kataloganreicherung
Zusatzinformationen prüfen, übernehmen oder gezielt digitalisieren
mybib eDoc steuert Kataloganreicherungsprozesse vom Titelaufruf über Metadatenprüfung und Dublettenabgleich bis zur Übergabe der Ergebnisse. Vorhandene Inhaltsverzeichnisse oder Cover können übernommen werden; fehlen passende Daten, kann ein neuer Scanauftrag angestoßen werden.
Digitalisierungsprojekte
Große Projekte mit Aufträgen und Status nachvollziehbar steuern
mybib eDoc unterstützt Retrodigitalisierung, Massendigitalisierung und andere projektbezogene Workflows mit klarer Auftragssteuerung. Bearbeitungsstände, Zuständigkeiten, Metadaten, Scanergebnisse und Ausgaben an Zielsysteme lassen sich dokumentieren, sodass auch umfangreiche Projekte nachvollziehbar bleiben.
Vom Auftrag bis zur Auslieferung
Der folgende Beispielworkflow zeigt, wie mybib eDoc einen typischen bibliothekarischen Auftrag begleitet – vom Bestelleingang über Prüfung, Bearbeitung und Scanprozess bis zur Bereitstellung, Auslieferung oder Übergabe an ein Zielsystem.
Auftrag erfassen
Bestellungen können über angebundene Systeme, Discovery-Links, Bestellformulare, Postfächer, Listen oder direkte Schnittstellen übernommen werden. Auch größere Auftragslisten oder vorhandene Dateien können in den Prozess einbezogen werden.
Daten prüfen und anreichern
Metadaten, Signaturen oder Nutzungsbedingungen können automatisch übernommen, geprüft oder ergänzt werden. Bei Bedarf lassen sich externe Systeme zur Metadatenanreicherung, Authentifizierung oder Autorisierung einbinden.
Workflow und Zuständigkeit festlegen
Der Auftrag wird dem passenden Dienst, Standort, Fachbereich oder Bearbeitungsschritt zugeordnet. Mitarbeitende sehen die Aufträge, die für ihre Rolle, Domäne oder Aufgabe relevant sind.
Auftrag bearbeiten
Je nach Workflow werden Bestellscheine, Aushebelisten oder Bearbeitungshinweise erzeugt. Aufträge können quittiert, weitergeleitet, abgelehnt, gescannt oder für nachgelagerte Schritte vorbereitet werden.
Digitalisieren oder Dateien übernehmen
Benötigte Digitalisate können mit BCS-2 erzeugt und an mybib eDoc übergeben werden. Alternativ können vorhandene Dateien automatisiert oder manuell einem Auftrag zugeordnet werden.
Ausliefern oder bereitstellen
Die fertigen Dateien werden je nach Dienst ausgeliefert, an ein Drittsystem übergeben oder über eine geeignete Bereitstellungsplattform verfügbar gemacht.
Rückmeldungen bearbeiten
Quittierungen, Rückfragen, Reklamationen oder andere Rückmeldungen können dem Auftrag zugeordnet und weiterbearbeitet werden.
Archivieren und anonymisieren
mybib eDoc unterstützt die Archivierung abgeschlossener Aufträge. Die Vorgänge bleiben nachvollziehbar, während personenbezogene Daten anonymisiert und nicht mehr benötigte Scans gelöscht werden können.
Workflowsteuerung für komplexe Bibliotheks- und Digitalisierungsprozesse
mybib eDoc bildet unterschiedliche Geschäftsgänge in einer webbasierten Plattform ab. Jeder Workflow kann als eigener Dienst konfiguriert werden – zum Beispiel Dokumentenlieferung, Fernleihe, Campuslieferdienst, Semesterapparat, Kataloganreicherung oder Digitalisierungsprojekt.
Dabei unterstützt das System nicht nur einzelne Arbeitsschritte, sondern den gesamten Ablauf: Auftragserfassung, Datenanreicherung, Statusverfolgung, Bearbeitung, Scanübergabe, Auslieferung, Rückmeldung, Archivierung und Anonymisierung.
Ein Dienst, ein Workflow
mybib eDoc arbeitet mit einem Dienstekonzept. Jeder Dienst bildet einen konkreten Workflow ab. So können unterschiedliche Aufgaben in einem System organisiert werden, ohne dass sie in der täglichen Bearbeitung vermischt werden.
Dienste lassen sich an das jeweilige Kundenumfeld anpassen. Arbeitsschritte, Status, Zuständigkeiten, Ausgaben und Übergaben können so konfiguriert werden, dass sie zu den Abläufen der Einrichtung passen.
Arbeitsbereiche klar abbilden
Organisatorische und räumliche Strukturen wie Standorte, Teilbibliotheken, Abteilungen oder Fachbereiche können in mybib eDoc über Domänen abgebildet werden. Dadurch lassen sich Aufträge gezielt steuern und Arbeitsbereiche klar voneinander trennen.
Zugriffsrechte und Ansichten können so eingerichtet werden, dass Mitarbeitende vor allem die Aufträge sehen, die für ihre Aufgabe relevant sind. Das sorgt für Übersicht und erleichtert die tägliche Bearbeitung.
Aufträge aus unterschiedlichen Quellen übernehmen
mybib eDoc unterstützt verschiedene Wege der Auftragserfassung. Bestellungen können aus Discovery-Systemen, Kataloglinks, Bestellformularen, Postfächern, Listen oder angebundenen Drittsystemen übernommen werden.
Bestellformulare und eDialoge lassen sich an die Anforderungen der Einrichtung anpassen. Sie können leer aufgerufen oder mit Daten aus Katalogen und Discovery-Systemen vorbelegt werden, sodass Nutzerinnen und Nutzer nur noch fehlende Angaben ergänzen müssen.
Auf Wunsch können Authentifizierungs- und Autorisierungssysteme vorgeschaltet werden, damit Bestellungen abhängig von Nutzergruppe, Bestand oder Servicekonzept gesteuert werden.
In bestehende Systemlandschaften integrierbar
mybib eDoc bietet zahlreiche Möglichkeiten zur Anbindung externer Systeme. Dazu gehören Katalog- und Bibliothekssysteme, Authentifizierungsdienste, Lieferdienste, Scanclients, Präsentationssysteme und weitere Anwendungen.
Über PlugX können zusätzliche Prüfungen, Metadatenanreicherungen, Bestandsabfragen, Quittierungen, Auslieferungen oder Preisberechnungen in den Workflow eingebunden werden. So lassen sich kundenspezifische Anforderungen abbilden, ohne den Gesamtprozess aufzubrechen.
Wiederkehrende Aufgaben können automatisiert werden, etwa die Übernahme von Aufträgen, der Druck von Bestellscheinen, die Verarbeitung von Dateien, Statusfortschreibungen oder die Übergabe an Zielsysteme.
Aufträge nachvollziehbar bearbeiten
In mybib eDoc behalten Mitarbeitende den Überblick über offene, laufende, gelieferte oder abgeschlossene Aufträge. Statusinformationen machen sichtbar, was bereits passiert ist und welcher Schritt als nächstes ansteht.
Dateien können aus Scanprozessen übernommen, einem Auftrag zugeordnet, geprüft und anschließend ausgeliefert oder an Drittsysteme übergeben werden. Rückmeldungen, Reklamationen oder Nachfragen können direkt dem jeweiligen Auftrag zugeordnet werden.
Prozesse auswerten und sauber abschließen
mybib eDoc unterstützt die Auswertung von Aufträgen und Prozessen, zum Beispiel für Statistiken, Abrechnung oder interne Steuerung. Je nach Konfiguration können relevante Daten für weitere Auswertungen bereitgestellt werden.
Nach Abschluss können Aufträge archiviert und nach definierten Regeln anonymisiert werden. Auch die Aufbewahrung oder Löschung von Dateien lässt sich an die Vorgaben der Einrichtung anpassen.
Angebot anfragen
mybib eDoc wird passend zu Ihrem Einsatzfall konfiguriert.
Welche Workflows, Schnittstellen und Dienstleistungen sinnvoll sind, hängt von Ihren Services, Systemen, Standorten, Nutzergruppen und organisatorischen Abläufen ab.
Für ein Angebot klären wir gemeinsam mit Ihnen unter anderem, welche Dienste abgebildet werden sollen, welche Bestellwege und Zielsysteme eingebunden werden, welche Authentifizierungs- oder Autorisierungssysteme relevant sind und welche Automatisierungen den Betrieb unterstützen können.
Gerne beraten wir Sie dazu, wie mybib eDoc in Ihre bestehende Systemlandschaft eingebunden werden kann und welche Konfiguration zu Ihren Anforderungen passt.
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